IA y automatización
Cómo preparar la documentación de tu empresa para un asistente de IA
Organiza versiones, permisos y referencias de tus documentos para preparar un asistente interno de IA con información revisada y fácil de mantener.
Tu equipo quiere un asistente de IA que responda dudas sobre servicios, procedimientos o documentación interna. Al reunir los archivos aparecen varias versiones del mismo manual, instrucciones guardadas en correos y condiciones que solo conoce una persona. Antes de conectar una herramienta, conviene ordenar esa información. Esta guía te ayuda a preparar una base documental pequeña, revisada y mantenible para que quien implemente el asistente sepa qué puede consultar y con qué límites.
1. Empieza por las preguntas del equipo
Recoge preguntas que hoy obligan a buscar un documento o consultar a un compañero. Por ejemplo: qué materiales debe aportar un cliente para iniciar un encargo o cómo registrar una incidencia. Elige una familia de dudas y señala qué personas necesitan resolverlas. Esa selección orientará qué documentos preparar primero.
Una opción técnica es la generación aumentada por recuperación, conocida como RAG: el sistema busca contenido relevante y lo aporta al modelo para elaborar una respuesta. Microsoft describe este recorrido en su guía: https://learn.microsoft.com/en-us/azure/foundry/concepts/retrieval-augmented-generation.
Relaciona cada pregunta con una fuente concreta. Si la respuesta todavía depende de una costumbre que nadie ha escrito, pide a la persona responsable que la documente y la revise antes de incorporarla.
2. Crea un inventario con responsables
Prepara un registro con título, ubicación, tema, responsable, fecha de revisión y estado de cada documento. Añade a quién va dirigido y si está aprobado para consulta. Puedes empezar con una hoja compartida: lo importante es poder localizar el original y saber quién resuelve una duda sobre su contenido.
Distingue manuales, plantillas y ejemplos. Una propuesta enviada a un cliente puede contener condiciones particulares que no representan tu oferta general. Evita convertirla en una referencia para todos los casos. Cuando necesites un ejemplo, identifícalo y explica qué parte puede reutilizarse.
Marca los vacíos del inventario. Si varias personas preguntan por una tarea y no existe una explicación válida, tienes una necesidad de documentación. Resolverla forma parte de preparar el asistente.
3. Separa lo vigente de lo sustituido
Revisa los documentos duplicados con quien conoce el proceso. Decide cuál es la versión aprobada, desde cuándo se aplica y qué sustituye. Un nombre como «manual final definitivo» no basta para resolver una discrepancia. Anota la decisión en el registro y conserva una ubicación estable para la versión vigente.
Si necesitas guardar versiones anteriores, llévalas a un archivo separado y pide que queden excluidas de las fuentes consultables. La ilustración interior representa esa separación. Conservar el historial puede ser útil; ofrecer instrucciones incompatibles sin distinguir su vigencia deja una ambigüedad pendiente.
Cuando dos documentos se contradigan, no encargues al asistente elegir el que parezca más convincente. Deja ambos pendientes hasta que el responsable confirme el criterio. Si existen excepciones válidas, explica en qué circunstancias se aplica cada una.
4. Escribe apartados que conserven el contexto
Organiza los documentos con títulos descriptivos y apartados centrados en una tarea. En cada procedimiento incluye a quién se aplica, qué necesita antes de empezar, qué pasos sigue y qué excepciones debe consultar. Explica las siglas y relaciona los nombres internos con las palabras que utiliza el equipo.
Los sistemas de búsqueda pueden dividir documentos en fragmentos. La guía de Microsoft sobre fragmentación explica distintas estrategias y cómo conservar el contexto, por ejemplo añadiendo el título del documento: https://learn.microsoft.com/en-us/azure/search/vector-search-how-to-chunk-documents.
Como criterio editorial, mantén una condición junto a la instrucción que limita. Evita separar «requiere aprobación» del paso correspondiente. Si hay tablas, comprueba el texto extraído que utilizará la solución: cada valor debe seguir relacionado con su concepto. Pide esta muestra antes de dar los archivos por preparados.
5. Define quién puede consultar cada fuente
Añade al inventario los grupos autorizados para cada documento. Un manual de bienvenida y una carpeta de condiciones comerciales internas pueden requerir accesos distintos. Entrega esta clasificación al equipo técnico y confirma cómo se aplicará tanto a las búsquedas como a las referencias que verá cada usuario.
Microsoft documenta mecanismos para excluir resultados según los permisos del usuario al consultar documentos en Azure AI Search: https://learn.microsoft.com/en-us/azure/search/search-document-level-access-overview. Es un ejemplo de implementación; pide que la solución elegida compruebe los accesos con las herramientas que realmente utilice tu empresa.
Prepara una selección que contenga solo la información necesaria para las preguntas acordadas. Revisa también quién puede incorporar archivos nuevos. La aprobación documental y la autorización de acceso deben quedar asignadas a personas concretas.
6. Conserva referencias que permitan comprobar la respuesta
Guarda el título, la versión y la dirección del original junto al contenido preparado para consulta. Pide que la respuesta permita abrir la fuente y localizar el apartado utilizado. Una referencia útil debe llevar al documento pertinente, con acceso para la persona que está preguntando.
Incluir una cita no garantiza que la respuesta interprete bien el documento. La guía de Microsoft sobre RAG advierte de que pueden aparecer respuestas inexactas incluso cuando se aporta contenido de referencia: https://learn.microsoft.com/en-us/azure/foundry/concepts/retrieval-augmented-generation. Comprueba que el pasaje citado respalda lo afirmado.
Deja acordado qué hacer cuando falta información o la fuente está pendiente de revisión: reconocer la limitación y remitir al responsable adecuado. Incluye esa indicación en la entrega documental, junto con ejemplos de preguntas que todavía no pueden resolverse.
7. Prepara el mantenimiento desde el principio
Decide quién avisa cuando cambia un procedimiento y quién aprueba su nueva versión. Acuerda cómo se actualizará el contenido consultable y cómo se retirará el sustituido. Pide confirmar cuándo un cambio del original pasa a estar disponible en el asistente: no lo des por actualizado solo porque hayas guardado el archivo.
Entrega el inventario, las fuentes aprobadas, las preguntas asociadas y los temas pendientes como un conjunto. Así podrás ampliar la documentación cuando aparezca una necesidad y revisar qué se incorporó. La entrega debe poder entenderla otra persona del equipo sin reconstruir conversaciones.
En Crecimiento Digital preparamos asistentes y automatizaciones para empresas de toda España. Para definir un primer alcance, reúne una familia de preguntas, sus documentos vigentes y una persona responsable del contenido.
Lista de revisión de tu base documental
- Las preguntas iniciales están relacionadas con fuentes concretas.
- Cada documento tiene responsable, ubicación y fecha de revisión.
- Las versiones sustituidas quedan fuera de las fuentes consultables.
- Las contradicciones y las excepciones están resueltas o señaladas como pendientes.
- Los apartados conservan sus condiciones y el texto extraído se ha revisado.
- Los grupos autorizados y la incorporación de nuevas fuentes están definidos.
- Las referencias permiten localizar el contenido que respalda cada respuesta.
- Hay un procedimiento para actualizar y retirar información.
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